Egal, ob ihr zu Ordnungsliebhabern oder zu den kreativen Chaoten gehört: Auf einen aufgeräumten Schreibtisch und ordentlich sortierte Unterlagen solltet ihr immer achten. Das erspart euch Suchzeiten und hilft euch dabei, in stressigen Zeiten den Überblick zu behalten. Ihr solltet also schleunigst dafür sorgen, dass alle Gegenstände und Dokumente einen festen Platz bekommen.
Warum ist Ordnung am Arbeitsplatz wichtig?
Vom Aussehen des Arbeitsplatzes wird oft auf die Arbeitsweise des Eigentümers geschlossen. Selbst wenn ihr euer kreatives Chaos beherrscht und wunderbar damit arbeiten könnt, macht es auf euren Chef, auf Kunden und Bewerber keinen guten Eindruck. Unordnung am Schreibtisch steht für ineffizientes und chaotisches Arbeiten und wird in Unternehmen nicht gerne gesehen.
Mit einer ordentlichen Arbeitsplatzgestaltung tut ihr euch selbst einen Gefallen. Denn sowohl im Studium als auch im Job hilft sie euch dabei, den Überblick zu bewahren, wichtige Dokumente jederzeit wiederzufinden und dadurch effizient zu arbeiten. Bei längeren Kundenprojekten oder Bachelor- oder Masterarbeiten ist das passende Ordnungssystem Gold wert. Zusammenfassungen, Rechnungen oder Notizen sind alle an einem festen Platz, wodurch ihr jederzeit darauf zurückgreifen könnt.
10 Tipps für mehr Ordnung am Arbeitsplatz
- Legt euch ein Ablagesystem an, das ihr in die Kategorien “aktuell”, “laufend” und “abgeschlossen” unterteilt. Dadurch könnt ihr eingehende Dokumente direkt in das richtige Fach sortieren und wisst direkt, wie der aktuelle Bearbeitungsstand ist. Euer Ablagesystem solltet ihr so anpassen, dass es optimal eure Arbeitsvorgänge unterstützt.
- Beschriftete Ordner für einzelne Projekte helfen euch dabei, den Überblick zu bewahren und wichtige Dokumente wie Rechnungen schnell zu finden. Mit dem „Flat Clinch“-Heftverfahren könnt ihr eure Dokumente flacher zusammenheften, was euch viel Platz im Aktenschrank spart.
- Sammelt Gegenstände gleicher Art an einem Ort. Richtet euch beispielsweise eine Schublade für Büromaterialien wie Scheren, Notizzettel oder Klammern ein.
- Um im Dschungel der digitalen Dokumente nicht den Überblick zu verlieren, müsst ihr euch auch digital strukturieren. Legt euch dafür Projektordner an, die ihr so gestaltet, wie ihr es benötigt.
- Bei der täglichen Flut an Mails bricht schnell das Chaos im Posteingang aus. Auch hier ist ein kategorisiertes Ordnersystem sinnvoll, das ihr beispielsweise nach Projekten, Kunden oder Wochentagen einteilt.
- Sortiert regelmäßig Gegenstände aus, die ihr nie benutzt.
- Bewahrt abgeschlossene Projektordner in einem Aktenschrank auf und sortiert diese nach Kunden und Jahr. Dokumente, die ihr nicht mehr benötigt, sollten direkt sicher entsorgt werden. Nutzt dafür Aktenvernichter, um Datendiebstahl zu vermeiden.
- Benutzt einen Planer statt einzelner Zettel, um To dos aufzuschreiben. Dadurch versinkt ihr nicht im Zettelchaos und habt alle wichtigen Notizen an einem Platz.
- Nutzt die Zeit kurz vor Feierabend für eine kleine Aufräumsession. Räumt alle Gegenstände, die ihr nicht mehr benötigt, in einen Rollcontainer oder in den Schrank. Sortiert Dokumente in die Ablage und schreibt euch danach eure To dos für den nächsten Tag auf. Dadurch seid ihr bestens für den neuen Tag gerüstet.
- Arbeitet mit der 5S-Methode, die wir euch gleich hier vorstellen. In 5 Schritten sorgt ihr damit ganz einfach für mehr Ordnung am Arbeitsplatz.
Ordnung bewahren mit der 5S-Methode
Mit der 5S-Methode habt ihr ein einfaches System an der Hand, mit dem ihr dauerhaft für Ordnung am Arbeitsplatz sorgen könnt. Die Methode stammt ursprünglich aus der Produktionsindustrie und wurde entwickelt, um Arbeitsplätze sauber und übersichtlich zu gestalten. Dadurch soll ermöglicht werden, dass Arbeitsprozesse optimal verlaufen können. Mithilfe der 5S-Methode könnt ihr auch am Arbeitsplatz einfach für Ordnung sorgen:
Die 5S-Methode für mehr Ordnung am Arbeitsplatz
Sortieren:
Sortiert alle Gegenstände wie Schreibutensilien und Dokumente aus, die ihr nicht mehr benötigt. Alle Dinge, die für eure Arbeit nicht relevant sind, werden komplett aussortiert.
Systematisieren:
Entwickelt euer ganz persönliches System der (An-) Ordnung auf eurem Schreibtisch. Die Gegenstände, die ihr besonders häufig nutzt, sollten in direkter Nähe stehen. Alles, was nicht so häufig zum Einsatz kommt, wird ordentlich in einer Schublade aufbewahrt.
Säubern:
Haltet euren Arbeitsplatz sauber, indem ihr regelmäßig Staub wischt und putzt. Ein sauberer Arbeitsplatz wirkt sich nicht nur auf euch positiv aus, sondern macht auch nach außen hin einen guten Eindruck.
Standardisieren:
Schafft Standards, an denen sich alle orientieren können und berücksichtigt diese bei eurer Arbeitsplatzgestaltung. Definierte Beschriftungen, Markierungen und Systeme sparen Suchzeiten.
Selbstdisziplin & Verbesserung:
Haltet euch an eure aufgestellten Ordnungsregeln! Kontrolliert und optimiert eure Ordnungs- und Systemstandards regelmäßig. Dadurch entwickelt ihr euch und euer Team weiter. Für beste Ergebnisse solltet ihr die 5S-Methode regelmäßig wiederholen.
Den inneren Chaoten besiegen
Die 5S-Methode eignet sich durch ihre Einfachheit für alle Ordnungstypen und ist immer anwendbar. Ergänzend helfen euch unsere 10 Tipps für einen ordentlichen Arbeitsplatz dabei, euren inneren Chaoten zu besiegen. Damit schafft ihr nicht nur optimale Arbeitsbedingungen für effizientes Arbeiten, sondern seid auf Dauer entspannter, weil sich das Chaos in Grenzen hält. Wenn ihr dann noch unsere Zeitmanagement-Methoden einsetzt, seid ihr bestens für den Arbeitsalltag gewappnet.